Teams entstehen schneller, als jemand aufräumen kann.
In Microsoft 365 ist ein neuer Workspace (Teams, SharePoint-Sites & Co.) in Sekunden angelegt – aufgeräumt wird er von allein nie. Zurück bleiben Bereiche ohne Eigentümer, Gäste mit Zugriff über das Projektende hinaus und die Auditfrage, wo welche Daten liegen. Gleichzeitig bindet der Bestand Ihre IT: anlegen, umbenennen, stilllegen, alles im Einzelfall von Hand. Wir geben Ihnen ein Konzept, das aus dem Wildwuchs einen Service macht: Jeder Workspace entsteht nach Regeln, hat einen Eigentümer und ein Ablaufdatum – beantragt im Self-Service, aufgeräumt nach Plan.
Geregelte Arbeitsbereiche, geprüfte Gastzugriffe: Externe Treiber.
„Konzepte für die Sicherheit des Personals, die Zugriffskontrolle und für die Verwaltung von IKT-Systemen, -Produkten und -Prozessen“ – § 30 Abs. 2 Nr. 9 BSIG (EU: Art. 21 Abs. 2 lit. i). Ein dokumentierter Workspace-Lebenszyklus zahlt auf die Verwaltung dieser Systeme und die Zugriffskontrolle ein.
Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 Abs. 1) und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30): Wer je Workspace Zweck, Eigentümer und Vertraulichkeits-Einstufung kennt, macht Zugriffe prüfbar – und unterstützt die Angaben im Verarbeitungsverzeichnis, wenn personenbezogene Daten in Teams und SharePoint liegen.
VDA ISA 6, Kapitel Identitäts- und Zugriffsmanagement: Need-to-know in Projekträumen, geregelte externe Freigaben und dokumentierte Prüfungen – das unterstützt den Nachweis in der Automotive-Lieferkette.
Risikofragebögen fragen nach dem Umgang mit externen Zugriffen, nach Verantwortlichen für Datenbereiche und danach, ob Altbestände bereinigt werden. Ein Workspace-Konzept mit Eigentümern, Gäste-Fristen und Lebenszyklus liefert die Antworten – und verkleinert die Fläche, die im Schadenfall zu erklären ist.
Unsere technische Basis.
Angepasst an Ihre Umgebung und Lizenzen.
01 · Zielsysteme
Microsoft Teams, SharePoint und Microsoft-365-Gruppen – dort entstehen und leben die Arbeitsbereiche; Microsoft Entra ID führt Eigentümer (in Microsoft 365: „Besitzer“), Mitglieder und Gäste dazu.
02 · Durchführung & Self-Service
AvePoint Cloud Governance macht Workspace-Typen bestellbar: Der Antrag fragt Zweck, Eigentümer und Einstufung ab, die Genehmigung folgt dem Typ, die Anlage läuft automatisch – ebenso Fristen, Prüfungen und Archivierung.
03 · Prozess-Dokumentation & Ablauf
Jeder Antrag wird ein Vorgang, jede Änderung ein Change mit Spur – festgehalten in Jira Service Management.
Vom Antrag bis zur Archivierung: ein Lebenszyklus, den niemand von Hand pflegen muss.
Der Zuschnitt folgt Ihrer Ausgangslage und Lizenzsituation – der Kern ist in jedem Projekt derselbe. Sie nutzen andere Tools? Wir prüfen, wie sich unser Konzept am besten bei Ihnen abbilden lässt.
Workspace-Inventur
Ihr Bestand als Befund: verwaiste, doppelte und inaktive Bereiche, Eigentümer ohne Vertretung, dauerhafte Gäste – priorisiert nach Risiko.
Workspace-Katalog & Regeln
Eine Handvoll Workspace-Typen – etwa Projekt, Abteilung, Zusammenarbeit mit Externen – mit Regeln für Namen, Sichtbarkeit, Gäste, Einstufung und Aufbewahrung; je Typ ein Eigentümer-Modell mit Vertretung.
Prozess: Antrag, Prüfung, Archivierung
Self-Service-Antrag mit Genehmigung und automatischer Anlage; Eigentümer- und Gast-Prüfungen im festen Takt. Läuft das Ablaufdatum ab oder ruht ein Bereich, entscheidet der Eigentümer: verlängern oder abschließen – ohne Antwort wird schreibgeschützt archiviert, die Inhalte bleiben auffindbar. Dokumentiert als Abläufe in Jira Service Management.
Pilot & Umsetzung
Der erste Workspace-Typ geht produktiv: konfigurierte Microsoft-365- und AvePoint-Bausteine, Bestand schrittweise überführt, Eigentümer auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet – dokumentiert und übergeben.
Fragen vor dem Start.
Brauchen wir dafür zwingend AvePoint?
Nein. Benennungsregeln, Ablaufdaten und Gast-Prüfungen lassen sich mit Microsoft-365-Bordmitteln abbilden – je nach Plan unterschiedlich weit. Sobald Workspace-Typen mit Fragen, Genehmigungen und automatischem Aufräumen bestellbar sein sollen, kommt AvePoint Cloud Governance ins Spiel. Was Ihre Lizenz hergibt, wird am Projektanfang geprüft – vor der Umsetzung.
Dürfen unsere Nutzer dann keine Teams mehr anlegen?
Doch – der Self-Service bleibt. Der Antrag dauert wenige Minuten und fragt ab, was das Konzept braucht: Zweck, Eigentümer, Einstufung. Danach läuft die Anlage automatisch; eine Genehmigung schaltet sich nur dazwischen, wo ein Typ es verlangt – etwa bei Bereichen mit vertraulichen Inhalten oder externen Gästen.
Was passiert mit den bestehenden Teams und Sites?
Erst einmal nichts – sie bleiben nutzbar. Die Inventur zeigt, was verwaist, doppelt oder inaktiv ist; dort wird zuerst bereinigt. Der Rest bekommt schrittweise Eigentümer, Einstufung und Lebenszyklus – im laufenden Betrieb und ohne Umzug für Ihre Nutzer.
Wissen Sie, wie viele Ihrer Teams noch gebraucht werden?
30 Minuten Ausgangslage besprechen: Sie schildern Stand und Schmerzpunkte – etwa wie viele Teams es gibt und wie der letzte Aufräum-Anlauf ausging –, Loptr ordnet ein.
Der passende Einstieg ist manchmal ein anderer.
Manchmal liegt die Ursache neben den Arbeitsbereichen – vier typische Fälle: