Gelöscht wird nie. Aufbewahrt wird ohne Regel.
Teams, SharePoint, OneDrive und Postfächer wachsen seit Jahren, weil niemand entscheidet, wann etwas enden darf. Dabei verlangt der Datenschutz Löschung mit Frist, das Handels- und Steuerrecht Aufbewahrung – und im Streitfall zählt, was Sie nachweisen können. Zugleich macht der Altbestand jede Suche, jede Migration und jeden KI-Einsatz schwerer. Wir geben Ihnen ein Konzept für den Lebenszyklus Ihrer Daten: Fristen je Datenart, Verantwortliche, die über das Ende entscheiden, und Richtlinien, die Aufbewahrung und Löschung automatisch umsetzen – protokolliert.
Aufbewahren mit Frist, löschen mit Nachweis: Externe Treiber.
Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e): personenbezogene Daten nur so lange, wie der Zweck sie trägt – dazu das Recht auf Löschung (Art. 17). Fristenkatalog, Freigabeweg und protokollierte Löschläufe machen beides prüfbar.
Aufbewahrungspflichten: Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht, Handels- und Geschäftsbriefe sechs – Grundfristen nach § 257 HGB und § 147 AO; steuerlich läuft die Frist weiter, solange die Festsetzungsfrist offen ist. Der Fristenkatalog verbindet diese Pflichten mit Datenarten und Systemen, damit keine Löschung sie unterläuft.
„Konzepte für die Sicherheit des Personals, die Zugriffskontrolle und für die Verwaltung von IKT-Systemen, -Produkten und -Prozessen“ – § 30 Abs. 2 Nr. 9 BSIG (EU: Art. 21 Abs. 2 lit. i). Ein geregelter Datenlebenszyklus mit dokumentierten Abläufen zahlt auf diese Konzepte ein.
Risikofragebögen fragen nach dem Umfang gespeicherter personenbezogener Daten – kommt es zum Vorfall, bestimmen Altbestände Schaden und Meldeaufwand mit. Wer nur aufbewahrt, was eine Frist begründet, hält beides klein.
Unsere technische Basis.
Angepasst an Ihre Umgebung und Lizenzen.
01 · Zielsysteme
Microsoft 365 – Teams, SharePoint, OneDrive und Postfächer: Dort greifen Aufbewahrung und Löschung direkt am Ort der Daten; Fachsysteme mit eigenen Fristen kommen über den Fristenkatalog dazu.
02 · Durchführung & Self-Service
Microsoft Purview setzt die Fristen durch – mit Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen und Löschungsüberprüfung vor dem Vollzug; AvePoint Opus übernimmt erweiterte Archiv- und Aktenszenarien, AvePoint Cloud Governance den Lebenszyklus der Arbeitsbereiche.
03 · Prozess-Dokumentation & Ablauf
Jede Löschfreigabe ein Vorgang, jede Friständerung ein Change mit Spur – festgehalten in Jira Service Management.
Aufbewahren, solange die Frist trägt – danach löschen, mit Freigabe und Protokoll.
Der Zuschnitt folgt Ihrer Ausgangslage und Lizenzsituation – der Kern ist in jedem Projekt derselbe. Sie nutzen andere Tools? Wir prüfen, wie sich unser Konzept am besten bei Ihnen abbilden lässt.
Daten- und Systemlandkarte
Welche Bestände wo liegen, wem sie gehören und welche Richtlinien heute schon greifen – als Befund, priorisiert nach Risiko und Volumen.
Fristenkatalog und Lebenszyklus-Modell
Je Datenart – abgeleitet aus Ihren Datenkategorien – Beginn, Dauer, Auslöser und rechtliche Sperren; dazu die Trennung von aktiver Nutzung, Archiv, Aufbewahrung, Löschung und Backup.
Prozess: Freigabe und Nachweis
Wer über das Ende entscheidet – Fachbereich, Datenschutz, Recht – und wer bei strittigen Fällen das letzte Wort hat; wie Ausnahmen laufen und wie jede Löschung protokolliert wird: jeder Schritt ein Ablauf in Jira Service Management.
Pilot & Umsetzung
Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien konfiguriert in Purview, erweiterte Szenarien in AvePoint Opus; ausgeführt an einem abgegrenzten Bestand mit Testlauf und Nachweisverfahren, dann ausgeweitet.
Fragen vor dem Start.
Ist unser Backup nicht schon das Archiv?
Nein. Ein Backup stellt nach Verlust, Fehler oder Angriff wieder her; ein Archiv bewahrt geordnet und auffindbar auf, solange eine Frist es verlangt. Und Aufbewahren braucht noch kein Archiv: Die Frist kann direkt am Speicherort laufen – ins Archiv wandert, was den Arbeitsalltag verlässt, aber noch nicht gelöscht werden darf. Wer Backup und Archiv vermischt, verliert auf beiden Seiten: Die Wiederherstellung wird unzuverlässig, und Inhalte überleben in Sicherungen die Fristen, nach denen sie längst gelöscht sein müssten. Deshalb bekommen beide Zwecke getrennte Regeln.
Kann Microsoft Purview Inhalte automatisch löschen?
Ja. Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen setzen Fristen bis zur Löschung technisch durch; für kritische Bestände gibt es die Löschungsüberprüfung – erst entscheiden benannte Verantwortliche, dann wird vollzogen. Vorher werden Fristen, Auslöser, Ausnahmen und rechtliche Sperren validiert. Einzelne Funktionen wie die Datensatzverwaltung setzen höhere Lizenzstufen voraus – das wird vor der Umsetzung geprüft.
Was gilt, wenn Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht kollidieren?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht geht vor – die DSGVO nimmt sie vom Löschanspruch ausdrücklich aus (Art. 17 Abs. 3 lit. b). Der Fristenkatalog hält deshalb je Datenart fest, welche Pflicht die Dauer bestimmt: Bis zum Fristende bleiben die Daten aufbewahrt und nur noch für diesen Zweck nutzbar, danach greift die Löschung automatisch. So wird aus dem Konflikt eine dokumentierte Regel.
Wer legt fest, wie lange etwas aufbewahrt wird?
Ihre Fach- und Rechtsverantwortlichen. Aus den bestätigten Vorgaben entsteht der Fristenkatalog mit Auslösern und Systembezug, dazu der Freigabeweg für den Einzelfall: Wer eine Löschung freigibt oder aufhält, steht im Prozess, und jede Entscheidung wird dokumentiert.
Wann wurde bei Ihnen zuletzt planmäßig gelöscht?
30 Minuten Ausgangslage besprechen: Sie schildern Stand und Schmerzpunkte – etwa ob ein Löschkonzept existiert und wie alt die ältesten Bestände sind –, Loptr ordnet ein.
Der passende Einstieg ist manchmal ein anderer.
Nicht jeder wachsende Bestand ist ein Löschproblem – vier typische Fälle:
Oder der Überblick: alle Lösungen im Bereich Data Governance →