Wenige Kategorien in der Sprache der Fachbereiche – so benannt, dass HR, Rechnungswesen und Vertrieb sie im Alltag treffen. Was niemand versteht, wird nicht angewendet.
Data Governance
Einmal eingeordnet – Schutz, Aufbewahrung und Löschung folgen von selbst. Mitarbeitende wählen die passende Kategorie, alles Weitere übernimmt die Technik: Vertrauliches wird gekennzeichnet und verschlüsselt, Aufbewahrungsfristen laufen automatisch, Gelöschtes ist protokolliert. Und vor dem Audit liegt der Nachweis bereit: welche Regel galt, was wann gelöscht wurde, wer entschieden hat.
Typische Ausgangslage
Woran der Umgang mit Informationen im Alltag scheitert.
Schutzklassen und Aufbewahrungsregeln stehen im Regelwerk – im Alltag entscheidet das Bauchgefühl: Was vertraulich ist, hängt davon ab, wen man fragt, und ob etwas weg darf, weiß niemand.
Heute: nach Bauchgefühl Vertrieb HR Einkauf Offen Intern Vertraulich
Mit Loptr: nach Kategorie Vertrieb HR Einkauf
Kategorie
„Vertrag“
Schutz Frist Ablage „Vertrag“
Jeder ordnet anders ein – derselbe Vertrag mal offen, mal vertraulich.Die Kategorie entscheidet – Schutz, Frist und Ablage folgen automatisch.
Einordnung ist Glückssache
Ob ein Dokument vertraulich ist, entscheidet jeder selbst – einheitliche Kriterien fehlen, Verantwortliche auch.
Drei Listen, kein System
Schutzklassen, Datenkategorien und Ablageorte werden verwechselt oder doppelt gepflegt – jede Liste lebt für sich.
Vertrauliches wandert ungeschützt
Angebote, Personaldaten und Verträge verlassen das Haus per Anhang und Link – ohne Kennzeichnung, ohne Verschlüsselung.
Gelöscht wird nie
Ablagen wachsen seit Jahren: Was weg müsste, bleibt liegen – von alten Projekträumen bis zu Personalunterlagen.
Lösungen
Wo Sie ansetzen können.
Wo drückt es zuerst – Einordnung, Schutz oder Löschung? Jede der drei Lösungen packt eines dieser Probleme an der Wurzel.
Datenkategorie-Management
Jedes Dokument wird einmal eingeordnet – nach seinem fachlichen Inhalt, mit Verantwortlichen je Kategorie und einer technischen Verankerung, auf der Schutz, Aufbewahrung und Suche aufsetzen.
Schutzbedarf und Informationsverschlüsselung
Wenige Schutzklassen mit Kriterien, die Mitarbeitende anwenden können – und je Klasse Maßnahmen, die in Microsoft 365 automatisch greifen: Kennzeichnung, Verschlüsselung, Regeln für Weitergabe und Zugriff.
Archivierungs- und Löschprozesse
Aufbewahrt und gelöscht wird nach Fristen je Kategorie – entschieden von benannten Verantwortlichen, automatisch ausgeführt und protokolliert.
Grundsätze
Was bei uns immer gilt.
Je Kategorie eine benannte verantwortliche Person mit Vertretung und Entscheidungsrecht: Wer gibt frei, wer ändert, wer löscht? Entschieden wird auch im Betrieb – über neue Kategorien, geänderte Fristen und strittige Löschfälle.
Verschlüsselung, Kennzeichnung und Zugriffsschutz richten sich nach dem ermittelten Schutzbedarf – streng, wo nötig, unsichtbar, wo möglich. Übermaß erzeugt nur Umgehung.
Aufbewahrungsfristen und Löschwege sind definiert, begründet und technisch verankert – vom GoBD-Beleg bis zur Bewerbermappe.
Vorgehensmodell
Von der Dateninventur bis in den laufenden Betrieb.
Der Einstieg ist risikobasiert und sauber abgegrenzt – das Regelwerk wächst im Projekt mit.
Bestand sichtenAblagen, Datenarten und vorhandene Regelwerke aufnehmen – auch die gelebte Praxis.
Ziel und Umfang schärfenKategorien, Pilotbereiche und Verantwortliche festlegen – und was ausdrücklich draußen bleibt.
Modell entwerfenKategorien, Schutzklassen und Fristen aufeinander abstimmen – fachlich mit den Bereichen, technisch als Kennzeichnung und Regel.
Pilotieren und umsetzenEin Bereich – etwa Personal oder Vertrieb – arbeitet nach dem neuen Modell; Kennzeichnung, Schutz und Fristen laufen im Piloten mit.
Betrieb verankernPrüfungen, Support, Reporting – und ein geregelter Weg für neue Kategorien.
Werkzeuge & Vorgaben
Womit wir umsetzen – und wofür Sie Nachweise bekommen.
Die Hersteller liefern die Werkzeuge. Die DSGVO verlangt Löschkonzepte und den Schutz personenbezogener Daten, Handels- und Steuerrecht setzen die Aufbewahrungsfristen; NIS2 und TISAX erwarten einen geregelten Umgang mit Informationen.
Womit fangen wir bei Ihnen an?
Wir wählen gemeinsam die Lösung mit dem größten unmittelbaren Hebel und grenzen den ersten Schritt sauber ab.