Der Eintritt dauert Tage. Der Austritt wird vergessen.
Neue Mitarbeitende warten auf Konto, Gerät und Rechte, weil jeder Eintritt Zurufe zwischen HR, IT und Fachbereich auslöst. Nach dem Austritt bleiben Konten aktiv, Cloud-Zugänge offen und Geräte im Umlauf – und ob alles entzogen wurde, kann niemand sagen. Wir geben Ihnen einen Prozess, der aus jedem Personalereignis eine feste Kette macht: Konto, Rechte, Gerät und Zugänge kommen zum ersten Tag und gehen am letzten – mit Fristen, Verantwortlichen und Nachweisen.
Zugriffe, die mit dem Arbeitsverhältnis enden: Externe Treiber.
„Konzepte für die Sicherheit des Personals, die Zugriffskontrolle und für die Verwaltung von IKT-Systemen, -Produkten und -Prozessen“ – § 30 Abs. 2 Nr. 9 BSIG (EU: Art. 21 Abs. 2 lit. i). Ein Prozess, der Zugänge zum Stichtag vergibt und beim Austritt vollständig entzieht, zahlt auf Personalsicherheit und Zugriffskontrolle ein.
Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 Abs. 1) sowie Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f): Wer geht, darf personenbezogene Daten nicht weiter erreichen – der dokumentierte Entzug mit Zeitstempel macht das prüfbar.
Zugang zu Informations- und IKT-Assets ausschließlich auf den erforderlichen Umfang beschränken (Art. 9 Abs. 4 lit. c) – Vergabe zum Eintritt und dokumentierter Entzug beim Austritt machen diese Verwaltung prüfbar.
VDA ISA 6, Kapitel Identitäts- und Zugriffsmanagement: Zugänge folgen dem Arbeitsverhältnis – vergeben beim Eintritt, entzogen beim Austritt. Der dokumentierte Prozess macht das fürs Assessment prüfbar.
Wie schnell werden Konten Ausgeschiedener deaktiviert, wer nimmt Rechte und Geräte zurück? Offboarding-Fragen dieser Art stehen in vielen Risikofragebögen – ein Prozess mit Fristen und Vorgangs-Spur beantwortet sie mit Datum und Beleg.
Unsere technische Basis.
Angepasst an Ihre Umgebung und Lizenzen.
01 · Zielsysteme
Microsoft Entra ID führt Konten, Gruppen und Lizenzen; Geräte hängen über Microsoft Intune daran, Fachanwendungen über Schnittstellen. Dort kommt jedes Personalereignis an.
02 · Durchführung & Self-Service
Der Auslöser kommt aus HR – über das angebundene HR-System oder als strukturierte Meldung mit festen Feldern. Er startet die Abläufe in Entra ID: Konto und Standardrechte zum Stichtag, Deaktivierung und Entzug am letzten Tag; in angebundenen Anwendungen legt Entra ID die Konten per Provisionierung automatisch an und deaktiviert sie wieder. Das Gerät stellt Microsoft Intune vorkonfiguriert bereit und sperrt es beim Austritt – die Rücknahme steht als Aufgabe im Vorgang.
03 · Prozess-Dokumentation & Ablauf
Jeder Fall wird ein Vorgang mit Aufgaben, Fristen und Eskalation – festgehalten in Jira Service Management.
Ein Ereignis in HR löst die ganze Kette aus – Konto, Rechte, Gerät und Zugänge.
Der Zuschnitt folgt Ihrer Ausgangslage und Lizenzsituation – der Kern ist in jedem Projekt derselbe. Sie nutzen andere Tools? Wir prüfen, wie sich unser Konzept am besten bei Ihnen abbilden lässt.
Prozess-Landkarte
Der Weg vom Personalereignis bis zu Konten, Geräten und Anwendungen als Befund: wo Übergaben abreißen, welche Konten Ausgeschiedener noch aktiv sind – priorisiert nach Risiko.
Zielprozess & Rollenmodell
Standardfälle für Eintritt, Wechsel und Austritt – Fristen und Zuständigkeiten mit Namen und Vertretung; Standardrechte je Funktion, Sonderfälle wie externe Kräfte, lange Abwesenheit und Wiedereintritt eingeplant.
Automatisierung & Kontrollpunkte
Technische Schritte laufen automatisiert, fachliche Freigaben und Übergaben bleiben benannte Aufgaben; Fristen mit Eskalation, jeder Fall als Aufgabenkette in Jira Service Management.
Pilot & Umsetzung
Ein Eintritts- oder Austrittsfall komplett produktiv: konfigurierte Entra- und Jira-Bausteine, Messpunkte für Fristen und Vollständigkeit – dokumentiert und übergeben.
Fragen vor dem Start.
Muss unser HR-System dafür angebunden werden?
Nicht zwingend. Für den Start reicht ein verlässlicher, strukturierter Auslöser aus HR – etwa eine definierte Meldung mit festen Feldern und Stichtagen. Eine direkte Anbindung lohnt sich, wenn Datenqualität und Fallzahlen sie tragen. Vorab zu klären: welches System führend ist und woran dieselbe Person in allen Systemen erkannt wird – etwa an der Personalnummer.
Lässt sich der Prozess vollständig automatisieren?
Die technischen Schritte weitgehend: Konto, Standardrechte, Lizenzen, Deaktivierung. Fachliche Freigaben, Aufgabenübergaben und Sonderfälle bleiben Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist. Ziel ist ein Prozess, in dem jeder Schritt einen Status hat.
Welche Lizenzen brauchen wir dafür?
Vieles lässt sich mit vorhandenen Mitteln abbilden: Vorgänge und Aufgabenketten in Jira Service Management, Basis-Automatisierung in Entra ID. Die automatisierten Eintritts- und Austritts-Workflows von Microsoft (Lifecycle Workflows) setzen nach Microsoft-Dokumentation die Lizenz Microsoft Entra ID Governance voraus. Was Ihr Tenant hergibt, wird vor der Umsetzung geprüft.
Wie lange überlebt bei Ihnen das Konto eines Ausgeschiedenen?
30 Minuten Ausgangslage besprechen: Sie schildern Stand und Schmerzpunkte – etwa wie lange neue Mitarbeitende auf Konto und Gerät warten und welcher Austritt zuletzt vergessen wurde –, Loptr ordnet ein.
Der passende Einstieg ist manchmal ein anderer.
Ein- und Austritte berühren fast jedes Nachbarthema – vier typische Fälle:
Oder der Überblick: alle Lösungen im Bereich Identity- & Access-Management →